Un(e) Assistante de direction

Île-de-France Nature de la région d’Île-de-France est un établissement public administratif qui imagine, aménage et protège les espaces naturels de la Région pour améliorer le quotidien des Franciliens. Depuis plus de 40 ans, ses experts mobilisent l’intelligence collective des acteurs du territoire pour préserver le fragile équilibre entre la ville et la nature.

Tous les jours, les collaborateurs d’Île-de-France Nature gèrent plus de 15.000 hectares de forêts et sites naturels régionaux dans toute l’Île-de-France, pour en préserver les richesses et les rendre accessibles au public et assurent une veille sur 42.000 hectares.

La direction des ressources et moyens, forte de 23 collaborateurs, assure le fonctionnement régulier d’Île-de-France Nature. Elle regroupe 6 pôles ressources : affaires juridiques et commande publique, finances, moyens généraux et véhicules, ressources humaines, secrétariat général et système d’information, en lien permanent avec l’ensemble des services d’Île-de-France Nature (environ 120 agents).

Île-de-France Nature recrute, au sein de la direction des ressources et moyens :

Un(e) Assistante de direction

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux – Emploi permanent

Poste basé à Pantin (93)

Définition du poste et contexte opérationnel :

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur, l’assistant (e)  de direction est chargé(e)  d’apporter une aide permanente à la direction des ressources et moyens et à l’ensemble de ses pôles en matière d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Missions principales :

Organisation de la vie professionnelle du directeur des ressources et moyens ainsi que des responsables des pôles de la direction des ressources et moyens

·         organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur ou des responsables de pôle ;

·         transmettre des messages, relayer des informations et alerter sur les urgences ;

·         suivre les projets et dossiers de la direction et ceux confiés par les pôles.

Appui opérationnel aux pôles de la DRM

·         contribuer à la préparation et à la gestion des dossiers pilotés par la DRM et ses pôles ;

·         traiter le courrier entrant d’Île-de-France Nature et l’orienter au bon destinataire ;

·         appuyer les services dans la saisie des marchés (dans le logiciel finances) et le traitement de la partie administrative des marchés : suivi des alertes et rédaction de pièces, suivi des révisions de prix ;

·         adapter son activité au regard des objectifs assignés et des impératifs ponctuels.

Organisation et planification de réunions

·         rédiger des ordres du jour en concertation avec les pilotes de réunions ;

·         organiser la tenue de réunions et d’instances ;

·         respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;

·         prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

Suivi des projets et activités de la direction

·         intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat ;

·         renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction.

Accueil physique, téléphonique et électronique

·         renseigner les interlocuteurs, traiter ou relayer vers l’interlocuteur compétent ;

·         adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;

·         recevoir, filtrer et transmettre les messages.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, confection de dossiers et documents de travail

·         prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;

·         rédiger les documents, établir des comptes rendus ;

·         organiser le classement et l’archivage des dossiers, papier et électronique.

Profil attendu :

·         diplôme de niveau BAC+2/3 dans le domaine du secrétariat et/ou expérience significative sur poste similaire ;

·         maîtrise de l’utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, powerpoint, messagerie,…) ;

·         discrétion professionnelle ;

·         sens de l’écoute, de la communication et du travail en équipe ;

·         sens de l’initiative, capacité à travailler en autonomie ;

·         organisation, méthode et sens de priorités ;

·         capacité à prendre des notes, à rédiger et mettre en forme tout type de document ;

·         capacité de s’adapter à la diversité des demandes ;

·         réactivité et capacité à répondre aux urgences.

Poste éligible au télétravail.

Pour postuler : adressez votre candidature en ligne sur www.iledefrance-nature.fr, rubrique « Recrutement » avec lettre de motivation, CV et si vous êtes fonctionnaire, votre dernière situation administrative avant le 31/12/2022 sous la référence 22-24-EP à Madame la Présidente du Conseil d’Administration d’Île-de-France Nature des Espaces Verts – Pôle Ressources Humaines, Cité Régionale de l’Environnement, 90-92 avenue du Général Leclerc, 93500 Pantin.